Zarządzanie projektami na produkcji

W dzisiejszych czasach, w firmach, w których wprowadza się nowoczesne zarządzanie, coraz częściej określone zadania i cele realizuje się w oparciu o zespoły projektowe.

Zespół projektowy jest to grupa pracowników, która zostaje powołana na czas określony, a celem ich wspólnej pracy ma być osiągnięcie wyznaczonego celu, rozwiązanie problemu, realizacja określonych zadań. Grupa realizująca konkretny projekt pracuje pod opieką menedżera projektu. Po wykonaniu określonych czynności zespół projektowy zostaje rozwiązany.

Od członków zespołu projektowego zależy powodzenie danego przedsięwzięcia. Jest to sposób pracy, który na produkcji wprowadzi świeżość, wzbudzi zaangażowanie, wyróżni pracowników, a także zmotywuje ich do współpracy opartej na wzajemnym poszanowaniu i dobrej komunikacji. Praca zespołowa gwarantuje firmie lepsze rezultaty, niż działanie w pojedynkę.

Praca w zespole projektowym to prawdziwe wyzwanie dla lidera tego zespołu. Pracownicy zaproszeni do projektu na początku deklarują chęć współpracy, jednak często ta współpraca „rozjeżdża się”. Projektu mają opóźnienia, a lider nie radzi sobie z niesubordynacją członków zespołu. Dlaczego tak się dzieje i jak temu przeciwdziałać? Jak zbudować zespół projektowy, który rzeczywiście efektywnie funkcjonuje?

MODERACJA PRACY W ZESPOLE PROJEKTOWYM

DZIĘKI UDZIAŁOWI W SZKOLENIU MENADŻEROWIE LINIOWI:

• pogłębią swoją wiedzę dotyczącą realizacji projektów
• dowiedzą się, jak ważne jest właściwe określenie każdego etapu projektu
• dowiedzą się, jak istotne jest dobranie odpowiednich zasobów
• poznają pułapki czyhające na każdego Menedżera Projektu
• samemu czy w zespole? Dlaczego warto inwestować w ludzi?
• poznają skuteczne metody kontroli i oceniania zarówno samego projektu jak i jego realizacji

PROGRAM SZKOLENIA:

1. Czym jest projekt? Określenie głównych założeń projektu. Dlaczego w ogóle decydujemy się na realizację takiego przedsięwzięcia?

Specyfika pracy nad projektem

Typowe problemy związane z pracą w zespole projektowym:

• Konflikt zadań i priorytetów
• Konflikt ról (lider – kolega, podwładni w projekcie – koledzy, zwierzchnik jako szeregowy członek zespołu projektowego)
• Problemy z przepływem informacji
• Problemy z terminowością

Jak ustrzec się typowych niedogodności i pracować wspólnie nad realizację projektu?

2. Cykl życia projektu. Dlaczego jedne projekty są realizowane i kończą się sukcesem, a przy innych panuje chaos i nie wiadomo, jakie działania podjąć?

Określenie kolejnych faz projektu przyczyniających się do jego sukcesu

• Wybór projektu
• Planowanie
• Realizacja
• Kontrola
• Ocena
• Zakończenie

3. Jakie pułapki możemy napotkać podczas ustalania kolejnych etapów projektu?

Niebezpieczeństwa i sytuacje, których zazwyczaj nie rozpatrujemy, a które mają kluczowe znaczenie podczas trwania procesu.

Sytuacje trudne – podstawowe i najczęściej spotykane przeszkody

Momenty krytyczne w realizacji projektu

4. Przepływ informacji w zespole projektowym

Określanie systemów przepływu informacji

Kto, gdzie, komu i co?, czyli jak stworzyć efektywny system przepływu informacji w zespole projektowym

5. Zasady wspólnej pracy w zespole projektowym

Jak określić satysfakcjonujące obie strony zasady wspólnej pracy przy jednoczesnym nastawieniu na realizację celów?

Za co każdy z członków zespołu ponosi indywidualną odpowiedzialność

Prawdziwa współpraca w zespole, a nie tylko deklaracja

6. Budowanie zespołu projektowego

Czym jest zespół projektowy?

Etapy formowania się zespołu projektowego

Możliwe struktury zespołów projektowych

Jak zbudować efektywny zespół projektowy? Jak dobierać jego członków?

Role w zespole projektowym, przydział ról w zależności od indywidualnych predyspozycji potencjalnych członków zespołu projektowego

7. Rola i znaczenie Lidera – Menedżera Projektu

Określenie koła kompetencji Menedżera wraz z ich klasyfikacją i znaczeniem dla powodzenia projektu

Zadania Menedżera Projektu

Budowanie autorytetu; analiza autorytetu w oparciu o charakter organizacyjny oraz charakter personalny

Wykorzystanie techniki autoprezentacji do podnoszenia własnej wartości oraz budowania autorytetu

Style zarządzania zespołem (autokratyczny, leseferystyczny, demokratyczny)

Menedżer – Kierownik czy Lider

Zagadnienia motywacyjne w zespole projektowym –

• celebracja sukcesów
• docenianie pomysłów
• właściwe informacje zwrotne
• konstruktywna krytyka
• dyscyplinowanie członków zespołu do przestrzegania wyznaczonych zasad

8. Wybór projektu, czyli określenie i zaspokojenie pewnej potrzeby

Skąd się bierze potrzeba zmiany?

Rozpatrzenie potrzeby z perspektywy organizacji, pracowników i klientów

Określanie diagramów Vienna oraz ich przełożenia na zadania, klientów i zespół

Kluczowe pytania, czyli 5 x dlaczego

9. Planowanie

Określenie ścieżki krytycznej oraz kamieni milowych

Jakich momentów nie możemy pominąć?

Kamienie milowe jako wyznacznik poprawnego planowania

Analiza zadań i priorytetów podczas określania ścieżki krytycznej

Zasoby niezbędne do odniesienia sukcesu

Wybranie i wykorzystanie niezbędnych narzędzi i ludzi

Sposoby konstruktywnego i motywującego określania celów

Zarządzanie ryzykiem i przewidywanie porażek

Wykres Gantta jako określenie środka kontroli przebiegu procesu

10. Spotkania zespołu projektowego

Cel i agenda spotkania

Informowanie członków zespołu, jak powinni się do spotkania przygotować

Metodologia związana z przebiegiem spotkania

Lider jako moderator, dyscyplina udziału w spotkaniu

Egzekwowanie terminowości i jakości wykonywanych zadań

Podsumowanie ustaleń i rozdział zadań wraz z określeniem terminu realizacji

11. Kontrola

Zebrania kontrolne – jak spowodować, by zebranie było ciekawe i efektywne? Jak angażować pracowników do aktywnego uczestnictwa w zebraniach?

Jakie jest znaczenie kontroli?

Dlaczego warto organizować zebrania?

Rozmowa dyscyplinująca jako element kontroli i analizowania potencjalnych lub możliwych błędów i pomyłek

Udzielanie informacji zwrotnych

Kontrola a realizacja, czyli dlaczego kontrola jest niezbędna

Głęboki oddech, czyli co zrobić, kiedy projekt nie do końca spełnia założenia

12. Nieefektywny zespół

Dlaczego ludzie są jedną z najczęstszych przyczyn niepowodzenia projektów?

13. Weryfikacja projektu

Rozmowa oceniająca, koła jakości, analizy powodzeń i niepowodzeń