Profesjonalna sekretarka – Doskonała asystentka

Sekretariat to jedna z najważniejszych komórek w firmie. To w tym miejscu klienci, kontrahenci, partnerzy i goście dokonują pierwszej oceny Twojej firmy. Odpowiedni wizerunek  kreowany jest właśnie w pierwszej kolejności przez asystentki i sekretarki, które swoim zachowaniem budują profesjonalizm Twojej firmy w oczach Twoich klientów.

Na tym stanowisku nie ma czasu na bałagan, stres i niezorganizowanie. Tu wszystkie działania muszą przebiegać terminowo i bez pomyłek. Proponowane przez nas szkolenie to praktyczna baza wiedzy, dzięki której Twoje asystentki/sekretarki będą stanowiły wizytówkę Twojej firmy.

Korzyści z udziału w szkoleniu:

Dzięki udziałowi w szkoleniu Uczestnicy:

• nauczą się, jak sprawnie i profesjonalnie zarządzać sekretariatem firmy
• poznają sposoby efektywnego wykorzystania czasu pracy
• nauczą się planować swój dzień pracy w tle planu pracy
• dowiedzą się, w jaki sposób zyskać zadowolenie klienta / przełożonego
• poznają sposoby radzenia sobie z trudnym klientem / szefem
• nauczycie się efektywnie wykorzystywać telefon
• otrzymacie konkretne wskazówki, jak radzić sobie w sytuacjach nietypowych, przykrych i trudnych
• poznają sprawdzone przez inne sekretarki i asystentki metody organizacji pracy w sekretariacie

Program szkolenia:

Planowanie pracy

1. Zadania i predyspozycje osobowościowe asystentki – sekretarki

Zasady pracy pod presją czasu, wielu zadań, innej osoby

2. Zarządzanie czasem pracy

- Planowania pracy własnej
-Prowadzenie terminarza spotkań i czynności szefa
- Optymalne wykorzystanie czasu pracy
-Planowanie własnych zadań w tle planu szefa

3. Analiza własnej efektywności pracy w kontekście zarządzania czasem:

- Przyczyny niekonsekwencji w realizacji planu pracy.
- Przyjmowanie poleceń i nowych zadań od zwierzchnika – dlaczego przejawiam opór?
- Jak polaryzacja i motywacja negatywna wpływają na planowanie i realizację zadań.
- Dlaczego wiele odkładam na później? O syndromie samo utrudniania.
- Określenie indywidualnych „złodziei” czasu, sposoby wyeliminowania przeszkód w efektywnym wykorzystaniu czasu

4. Zasady planowania.

- Układanie planu dziennego, tygodniowego i innych
- Korzyści wynikające z planowania
- Kontrola realizacji planu
- Określanie ramy czasowej dla realizacji zadania
- Planowanie rezerwy czasowej
- Ograniczanie wykonywania zadań do priorytetów

5. Kontrola i postępowanie ze sprawami niezałatwionymi

Zastosowanie zasady Pareto w zarządzaniu czasem

6. Praca papierkowa

Metoda zrób – wyrzuć – przekaż

7. Zasady ustalania priorytetów

- Korzyści wynikające ze znajomości własnych priorytetów
- Analiza wartości nakładu czasu ABC
- Ustalanie własnych priorytetów
- Czas czerwony i czas zielony
- Czas zarezerwowany i czas dostępny

8. Indywidualne preferencje organizowania pracy

Wpływ krzywej wydajności na efektywność pracy i codzienne planowanie

9. Twoi sprzymierzeńcy w zarządzaniu czasem pracy:

- Delegowanie zadań na innych (co, kiedy, dlaczego, komu, jak).
- Twoje techniki, sposoby i gry wobec technik, sposobów i gier innych.
- Metoda odmawiania i mówienia NIE.
- Techniki prowadzenia efektywnych i krótkich spotkań.

10. Plan a realizacja

Konsekwencja w realizacji priorytetów.
Co zrobić z zadaniami, których nie udało się zrealizować.

Wpływ stresu na realizację trudnych zadań – techniki przeciwdziałania

11. Dokumentacja w sekretariacie

Kategorie archiwalne i zasady przechowywania dokumentów

12. Przekazywanie informacji

- Sekretarka – autor informacji czy posłaniec
- Zasady przekazywania informacji negatywnych i pozytywnych
- Przekazywanie informacji ustne i pisemne

13.    Korespondencja

- Mailing, korespondencja mailowa, etykieta (savoir-vivre w posługiwaniu się pocztą elektroniczną)
- Korespondencja handlowa i urzędowa
- Pisma w sprawach urzędowych
- Pisma w sprawie płatności, ponaglenia

Zebrania

14. Organizacja zebrań

- Zebrania standardowe i twórcze
- Koordynowanie czynności związanych z przygotowaniem zebrania
- Sporządzanie dokumentacji, protokoły, rodzaje zebrań a metody protokołowania
- Załączniki do protokołu, zasady rozsyłania protokołów
- Obowiązki podczas przerwy w obradach

Wyjazdy służbowe

15. Podróże służbowe

- Organizacja podróży krajowych i zagranicznych
- Wyjazd służbowy z szefem

Goście

16. Goście w firmie

- Etykieta biurowa
- Planowanie pobytu gości
- Goście z odmiennych kultur
- Rodzaje przyjęć biznesowych

Telefon

17. Kontakt telefoniczny z klientem

- Zasady prowadzenia rozmowy telefonicznej
- Dokumenty związane z rozmową telefoniczną
- notatka z rozmowy
- zapis rozmowy telefonicznej
- Etykieta na różnych etapach rozmowy telefonicznej
- Wykorzystanie efektu aureoli
- Telefoniczne załatwianie spraw trudnych
- Rozmowy telefoniczne podczas bezpośredniej obsługi innego klienta
- Rozmowa z dwóch aparatów jednocześnie

Obsługa klienta

18. Asertywność w obsłudze klienta

- Radzenie sobie z krytyką i agresją słowną klienta
- Obrona swoich praw
- Asertywne wyrażanie swoich opinii oraz próśb
- Zasady asertywnej odmowy
- Asertywność w sytuacji nierealnych żądań klienta

19. Sposoby radzenia sobie z trudnymi klientami i sytuacjami

- Ustalenie trudnego klienta indywidualnie dla każdego uczestnika szkolenia
- Radzenie sobie z wątpliwościami klienta
- Rodzaje obiekcji klienta i sposoby reagowania na nie
- Sposoby postępowania z klientem nastawionym negatywnie
- Załatwianie trudnych spraw

20. Przekazywanie klientowi negatywnych wiadomości

- Odmowa realizacji prośby klienta
- Odwołanie, przełożenie spotkania
- Odwołanie spotkanie pomimo przyjścia klienta
- Inne sytuacje trudne zależne od specyfiki pracy

Klienci, którzy wybrali to szkolenie, wybrali również:

• Delegowanie Zadań i Doskonalenie Samodzielności
• Kierowanie Zespołem
• 5S w biurze
• Pokonywanie Stresu i Przeciwdziałanie Wypaleniu Zawodowemu
• Twórcze Myślenie w Zarządzaniu