Doskonała Asystentka

DOSKONAŁA ASYSTENTKA – PROFESJONALNY SEKRETARIAT

Sekretariat to jedna z najważniejszych komórek w firmie. To w tym miejscu klienci, kontrahenci, partnerzy i goście dokonują pierwszej oceny Twojej firmy. Odpowiedni wizerunek  kreowany jest właśnie w pierwszej kolejności przez asystentki i sekretarki, które swoim zachowaniem budują profesjonalizm Twojej firmy w oczach Twoich klientów. 

Na tym stanowisku nie ma czasu na bałagan, stres i niezorganizowanie. Tu wszystkie działania muszą przebiegać terminowo i bez pomyłek. Proponowane przez nas szkolenie to praktyczna baza wiedzy, dzięki której Twoje asystentki/sekretarki będą stanowiły wizytówkę Twojej firmy.

Trudy pracy sekretarek i asystentek może zrozumieć tylko ktoś, kto pracował w takim charakterze. Panuje dość krzywdzące przekonanie, że aby pracować jako sekretarka czy asystentka wystarczy być ładną i miłą, niewiele jednak osób zdaje sobie sprawę z tego, jak wieloma zróżnicowanymi kompetencjami musi cechować się osoba, która sprawnie prowadzi sekretariat czy recepcję. My tę pracę dobrze rozumiemy i szanujemy. 

DZIĘKI UDZIAŁOWI W SZKOLENIU UCZESTNICZKI:

• dowiedzą się, jak w praktyce realizować hasło „sekretariat, recepcja – wizytówką firmy”;
• poznają zasady współpracy z klientami wewnętrznymi i zewnętrznymi typu, poznają ich oczekiwania co do standardów obsługi;
• poznają technik wpływu psychologicznego ułatwiające pracę z różnymi typami ludźmi;
• przyswoją sobie zasady etykiety biznesowej i otrzymają odpowiedzi na wiele ważnych pytań z tego zakresu;
• poznają sposoby wzbudzania pożądanego efektu i wywierania odpowiedniego wrażenia na innych;
• nauczą się, jak sprawnie i profesjonalnie prowadzić sekretariat firmy;
• poznają sposoby efektywnego wykorzystania czasu pracy;
• dowiedzą się, w jaki sposób zyskać zadowolenie klienta / przełożonego;
• poznają sposoby radzenia sobie z trudnym klientem / szefem;
• nauczą się efektywnie wykorzystywać telefon, także stosując podstawowe zwroty grzecznościowe
• otrzymają konkretne wskazówki, jak radzić sobie w trudnych sytuacjach, z trudnymi dla nich osobami

PROGRAM SZKOLENIA:

PLANOWANIE PRACY, ORGANIZOWANIE, SAMODZIELNOŚĆ

1. Zadania i predyspozycje osobowościowe asystentki – sekretarki

Zasady pracy pod presją czasu, wielu zadań, innej osoby

2. Planowanie jako proces, Zdefiniowanie indywidualnych celów zawodowych i prywatnych

Wykorzystanie wiedzy o celach w efektywnym gospodarowaniu czasem:

• Bieżące/ krótkoterminowe/ średnioterminowe/ długoterminowe
• Cele: żywotne/ dające możliwości/ sprzyjające
• Kaskada celów

Zarządzanie priorytetami. Proces zarządzania zadaniami i czasem:

• Wyznaczanie celów
• Planowanie
• Podejmowanie decyzji o realizacji zadań
• Realizacja
• Monitorowanie

3. Analiza własnej efektywności pracy w kontekście planowania, organizowania, efektywnego wykorzystania czasu

• Przyczyny niekonsekwencji w realizacji planu pracy
• Przyjmowanie poleceń i nowych zadań od zwierzchników, praca dla kilku zwierzchników jednocześnie
• Odkładanie na później, bałagan, syndrom samo utrudniania
• Określenie indywidualnych „złodziei czasu”, sposoby efektywnego wyeliminowania przeszkód w drodze do większej efektywności osobistej

4. Style pracy czyli poganiacze

Rodzaje stylów pracy:

• „spiesz się”
• „bądź doskonały”
• „sprawiaj przyjemność”
• „wysilaj się”
• „bądź silny”

Styl pracy a organizacja pracy. Plusy i minusy danego stylu pracy.

Konkretne wskazówki, jak doskonalić organizację pracy w danym stylu pracy

Ustalenie stylu pracy uczestników na podstawie kwestionariusza

5. Zwiększenie własnej efektywności dzięki wykorzystaniu GTD – metoda opanowania chaosu, ilości spływających zadań

6. Twoi sprzymierzeńcy w zarządzaniu czasem pracy:

• delegowanie zadań na innych (co, kiedy, dlaczego, komu, jak)
• Twoje techniki, sposoby i gry wobec technik, sposobów i gier innych
• metoda odmawiania i mówienia NIE
• techniki prowadzenia efektywnych i krótkich spotkań

7. Plan a realizacja

Konsekwencja w realizacji priorytetów.

Co zrobić z zadaniami, których nie udało się zrealizować.

Sposoby radzenia sobie ze stresem w sytuacji nagromadzenia zadań

PEŁEN PROFESJONALIZM W SEKRETARIACIE – CENTRUM INFORMACYJNYM FIRMY

8. Dokumentacja w sekretariacie

Kategorie archiwalne i zasady przechowywania dokumentów

9. Przekazywanie informacji

Sekretarka – autor informacji czy posłaniec

Zasady przekazywania informacji negatywnych i pozytywnych

Przekazywanie informacji ustne i pisemne

10. Korespondencja

Mailing, korespondencja mailowa, netykieta (savoir-vivre w posługiwaniu się pocztą elektroniczną)

Korespondencja handlowa i urzędowa

Pisma w sprawach urzędowych

Pisma w sprawie płatności, ponaglenia

11. Organizacja zebrań, spotkań

Zebrania codzienne, okazjonalne, twórcze

Koordynowanie czynności związanych z przygotowaniem spotkań

Sporządzanie dokumentacji, protokołu w kontekście rodzaju spotkania

Zasady rozsyłania informacji o spotkaniach

Obowiązki podczas przerw kawowych, obiadowych

12. Podróże służbowe

Organizacja podróży krajowych i zagranicznych

Wyjazd służbowy z szefem

13. Goście w firmie

• czego oczekuje gość od pracownika recepcji, sekretariatu
• zachowanie pracownika recepcji, sekretariatu podczas wizyty gości
• typologia trudnych sytuacji podczas wizyty gości w firmie i jak sobie z nimi radzić
• opanowanie własnych emocji w trudnych sytuacjach
• standardy profesjonalnej obsługi gości
• podstawowe zasady savoir-vivre e biznesie
• zachowanie pracownika recepcji podczas wizyty gości w firmie
• kolejność obsługi
• powitanie gości
• anonsowanie wizyty pracownikowi/przełożonemu
• odprowadzenie do drzwi/sali konferencyjnej/gabinetu/szatni
• serwowanie napojów /w gabinecie i sali konferencyjnej/
• pożegnanie gościa/gości
• “gotowce”, czyli przydatne formuły, zwroty i określenia

14. Telefony

• Budowanie pozytywnego wizerunku firmy przez telefon
• profesjonalne powitanie przez telefon /dla rozmów przychodzących i wychodzących/
• etapy rozmowy telefonicznej
• filtrowanie rozmów
• łączenie i zapowiadanie rozmów
• sposób udzielania informacji w rozmowie telefonicznej
• polityka prywatności przez telefon – jakie informacje można w recepcji przekazywać przez telefon, a jakie nie
• przerwana rozmowa – kto powinien ponownie się połączyć
• przydatne formularze i narzędzia
• typologia trudnych sytuacji podczas rozmów telefonicznych i jak sobie z nimi radzić
• “gotowce” – przydatne formuły, zwroty i określenia
• Zbiór podstawowych zwrotów

15. Elegancka obsługa trudnego klienta i sposoby radzenia sobie w trudnych sytuacjach.

PLAN DZIAŁANIA – INFORMACJE ORGANIZACYJNE

Czas trwania szkolenia: 2 dni szkoleniowe, 12 godzin zegarowych

Termin szkolenia: Według harmonogramu (w godzinach od 9.00 do 15.00)

Cena szkolenia: 1100 zł. netto + 23%VAT (od osoby za 2 dni szkoleniowe)

Cena szkolenia obejmuje:

• zorganizowanie i przeprowadzenie szkolenia przez trenera z praktycznym doświadczeniem zawodowym i trenerskim
• udostępnienie sali szkoleniowej
• bogate materiały szkoleniowe
• przerwy kawowe, słodki poczęstunek
• obiad
• certyfikaty

Miejsce szkolenia: Siedziba firmy AKADEMIA ROZWOJU UMIEJĘTNOŚCI (ul. Wrocławska 18/27, 55-095 Długołęka)

Forma szkolenia: Aktywny trening, ćwiczenia praktyczne, symulacje rozmów, próbki pracy, case study,  prezentacje, testy i kwestionariusze, zadania i zabawy o charakterze diagnostycznym

Materiały szkoleniowe: Bardzo bogate, obfitujące w konkretne przykłady do zastosowania po szkoleniu w rzeczywistej pracy