WDROŻENIE I ADAPTACJA

NOWY PRACOWNIK: DOSTRZEGAMY PROBLEMY CZY MOŻLIWOŚCI?

Pierwszy dzień, czy pierwsze dni w pracy determinują najczęściej jakość pracy nowego pracownika w naszej firmie. W tych dniach pracownik „wyrabia sobie” zdanie na temat kierownictwa, zespołu, ale przede wszystkim buduje się jego podejście do standardów, procedur i wszystkich niepisanych zasad, które składają się na kulturę naszej firmy. To pierwsze wrażenie skutkuje też tym, że pracownik od razu wie, że to jest jego miejsce lub nie.

Aż dziw, że te pierwsze dni są zwykle tak niedoceniane czy nieraz zaniedbywane przez bezpośrednią kadrę kierowniczą. Co zatem zrobić, żeby wdrożenie i adaptacja przebiegały wzorcowo, jak najbardziej efektywnie?

Poniżej przedstawiamy Państwu wstępny program szkolenia. Przed rozpoczęciem współpracy zawsze zbieramy dodatkowe, ważne informacje: czy w Państwa firmie jest jakiś system wdrożeń pracowników, który wymaga udoskonalenia? Czy też może należy przekonać Państwa pracowników, żeby rzetelnie podchodzi do problemu adaptacji nowych pracowników? Albo też problem ten w ogóle nie jest jeszcze „rozpracowany”?

Zakres szkolenia poszerzyliśmy o elementy komunikacji wewnętrznej oraz o zagadnienie relacji zmianowych z pracownikami produkcji i działów handlowych. W zależności od profilu działalności firmy i specyfiki pracy proponowany program zawsze jest dostosowywany. Zapraszamy na szkolenie wszystkich bezpośrednich przełożonych pracowników – także średniego szczebla kierowniczego – menadżerów, liderów, kierowników.

Celem szkolenia jest pokazanie uczestnikom, jak poprowadzić dobre wdrożenie, by pracownik szybko zaadaptował się w nowym miejscu pracy, a tym samym:

• By właściwe wdrożenie przyniosło szybsze uzyskanie pożądanej efektywności
• By pracownik dobrze poczuł się w nieznanym sobie miejscu, by wiedział, że jest to właściwe dla niego miejsce
• By zmniejszyć prawdopodobieństwo szybkiego odejścia (a w konsekwencji kolejnej rekrutacji i kolejnego wdrożenia)
• By zmniejszyć czas na korygowanie pracy w przyszłości
• By zapewnić lepsze samopoczucie nowej osobie i osobom z zespołu, co ma wpływ na dobrą atmosferę pracy
• By dać większe poczucie bezpieczeństwa
• By zapewnić płynność w realizacji zadań i większą spójność w zespole
• By pozwolić na identyfikację nowej osoby z organizacją, ułatwić jej wejście w kulturę organizacyjną
• By poprawić komunikację wewnętrzną

PROGRAM SZKOLENIA:

Główne obszary adaptacji i zasady przedstawiania ich przez zwierzchnika lub inne, współpracujące z nim osoby. Jak nieraz te wzniosłe cele powinien przedstawiać zwierzchnik?

OBSZARY ADAPTACJI:

1. MISJA i CELE ORGANIZACJI: Zapoznanie z misją organizacji, jej celami, planami długofalowymi.

Nowy pracownik może zapoznać się z dokumentami wewnętrznymi firmy, jeśli takie istnieją (dokumentów, które kompleksowo opisują działalność organizacji od strony merytorycznej, np. wartości i zasady firmowe, itp.), jednak lepiej, by informacje te przekazał mu zmianowy.  Warto się upewnić czy pracownik je rozumie, bo to są merytoryczne drogowskazy jego pracy. Prawdopodobnie z jego zadaniami wiążą się jakieś cele strategiczne, więc powinien je poznać i zrozumieć, nawet gdy jest „tylko” pracownikiem produkcji.

2. ZESPÓŁ: Zapoznanie się z zespołem organizacji – z kim pracuje, jaka jest struktura i jakie są zależności między osobami.

Jak powiadomić członków zespołu o przyjściu nowego pracownika, jego zadaniach, miejscu w strukturze. Nowy pracownik powinien zostać przedstawiony pozostałym osobom i poinformowany o ich rolach w organizacji. Warto, aby zespół wsparł nową osobę opieką i przychylnym traktowaniem

3. ZASADY PRACY: Wprowadzenie w regulaminy, praktyki i zasady funkcjonowania organizacji.

Warto przygotować pakiet informacyjny, zawierający spisane zasady funkcjonowania organizacji: jedna, dwie strony z najważniejszymi informacjami np. terminy zebrań zespołu, narzędzia komunikacji, zasady rozliczania pracy. Dobrze, aby ktoś także opowiedział o praktycznym stosowaniu  zasad, a także o niepisanych prawach i obowiązkach (ważne informacje, które pracownik powinien znać). Bezpośredni zwierzchnik czyli zmianowy powinien na konkretnych przykładach opisać nowemu pracownikowi, jakie ma względem jego oczekiwania i jak te oczekiwania przekładają się na sposób i jakość wykonywanych zadań na danym stanowisku pracy. 

5. ZADANIA I OBOWIĄZKI, MIEJSCE PRACY: Szczegółowe zapoznanie z obowiązkami (jakie zadania ma wykonać osoba i jakich rezultatów się spodziewamy), system komunikacji i sprawozdawczości, wyposażenie miejsca pracy. Opisanie stanowiska pracy.

Gdy osoba przejmuje czyjeś obowiązki, trzeba zapewnić jej dostęp do dokumentów poprzednika i zaoferować wprowadzenie. Należy przygotować stanowisko pracy dla tej osoby, ewentualnie dopilnować przygotowania miejsca przez pracownika, po którym nowa osoba będzie przejmowała stanowisko. Należy również określić sposoby wsparcia, proszenia o informacje, wyznaczyć osobę która będzie nowego pracownika mieć pod opieką. 

6. MONITORING I OCENA

Po mniej więcej tygodniu należy dokonać pierwszej oceny pracy (wszelkie błędy pojawiające się w trakcie należy korygować na bieżąco), przedyskutować niejasne kwestie dotyczące sposobu wykonywania pracy, wrócić do zakresu obowiązków, instrukcji stanowiskowych oraz dokonać podsumowania. Warto dowiedzieć się jak najwięcej od pracownika: co jest dla niego zrozumiałe, a co wymaga objaśnienia. Obserwowanie nowego pracownika w pierwszych dniach i tygodniach pozwoli na szybsze wyeliminowanie błędów i na większą samodzielność.

7. INSTRUKTAŻ STANOWISKOWY

Instruktaż ma swoje prawidła, od właściwego szkolenia wprost zależy efektywność pracownika oraz możliwość jego dobrej współpracy z zespołem, do którego teraz należy. Dobry instruktaż prowadzony jest według następujących 5 kroków:

• Wstęp
• Pokaz
• Próbne wykonanie
• Samodzielna praca pod nadzorem „mistrza”
• Ocena i omówienie

Prosta instrukcja, ale jakie wykonanie?

Zasady komunikacji podczas wdrożenia i adaptacji

1. Obszary i zasady monitoringu w trakcie wdrożenia i adaptacji

Zasady właściwej komunikacji

Zasady właściwej obserwacji i oceny pracownika podczas pierwszych dni wykonywanych przez niego zadań – kto powinien prowadzić te obserwacje i oceny?

Zasady interwencji, gdy nowy pracownik popełnia błędy

Feedback czyli udzielanie informacji zwrotnych podczas wdrożenia (pozytywnych i negatywnych)

Interwencje w przypadku łamania zasad pisanych i niepisanych

Okres próbny – ocena pracownika pod koniec okresu próbnego i przekazanie mu informacji o fakcie przedłużenia umowy bądź nie.

Postępowanie w sytuacji, gdy pracownik nie spełnia naszych oczekiwań – kto powinien udzielić mu takich informacji i w jaki sposób?

2. Dobre praktyki wdrożenia i adaptacji

Jak robią to inni? Jakie ich dobre pomysły możemy wykorzystać u siebie?

Przekłady idealnego wdrożenia i właściwej dbałości o adaptację pracowników

3. Zasady komunikacji po adaptacji: komunikacja wewnętrzna i właściwe relacje

Komunikacja wewnętrzna

Zróżnicowanie cech ludzi w obszarze podejścia do informacji jako wyjaśnienie, że każdy powinien się starać, by właściwie przekazać i odebrać informacje

4. Zadania zwierzchników w zakresie komunikacji i właściwa komunikacja na linii:

• zwierzchnik – zwierzchnik
• zwierzchnik – pracownik

 5. Typologia ludzi, komunikacyjne różnice indywidualne. Jak komunikuje się

• Afiliator
• Konceptualista
• Analityk
• Aktywizator

Proaktywność i reaktywność w zakresie komunikacji czyli dlaczego jedni przekazują informacja, a inni o tym zapominają?

Komunikacja – o jej jakości świadczy efekt. Zmianowa jako wzór osoby kompetentnej w komunikacji

6. Relacje zwierzchników z pracownikami produkcji

Zwierzchnik i jejo pracownicy jako zespół, w którym każdy właściwie rozumie swoje miejsce.

Techniki na zbudowanie właściwych relacji zmierzchnika z podwładnymi

Jak zwierzchnik powinien dbać o swój autorytet? Jak konkretnie budować właściwe relacje z pracownikami?