Szkolenie otwarte: Profesjonalna Sekretarka Doskonała Asystentka – termin: wg sugestii klienta

Sekretariat to jedna z najważniejszych komórek w firmie. To w tym miejscu klienci, kontrahenci, partnerzy i goście dokonują pierwszej oceny Państwa firmy. Odpowiedni wizerunek  kreowany jest właśnie w pierwszej kolejności przez asystentki i sekretarki, które swoim zachowaniem budują profesjonalizm Państwa firmy  w oczach Państwa klientów.
Na tym stanowisku nie ma czasu na bałagan, stres i niezorganizowanie. Tu wszystkie działania   muszą przebiegać terminowo i bez pomyłek. Proponowane przez nas szkolenie to praktyczna baza wiedzy ,dzięki której Państwa asystentki/ sekretarki  będą stanowiły wizytówkę Państwa firmy.

Dzięki udziałowi w szkoleniu Uczestnicy:

• nauczą się, jak sprawnie i profesjonalnie zarządzać sekretariatem firmy

• poznają sposoby efektywnego wykorzystania czasu pracy

• nauczą się planować swój dzień pracy w tle planu pracy szefa

• dowiedzą się, w jaki sposób zyskać zadowolenie klienta / przełożonego

• poznają sposoby radzenia sobie z trudnym klientem / szefem

• nauczą się efektywnie wykorzystywać telefon

• otrzymają konkretne wskazówki, jak radzić sobie w sytuacjach nietypowych, przykrych i trudnych

• poznają sprawdzone przez inne sekretarki i asystentki metody organizacji pracy w sekretariacie

PROGRAM SZKOLENIA:

PLANOWANIE PRACY

1. Zadania i predyspozycje osobowościowe asystentki – sekretarki

Zasady pracy pod presją czasu, wielu zadań, innej osoby.

2. Zarządzanie czasem pracy

Planowania pracy własnej
Prowadzenie terminarza spotkań i czynności szefa
Optymalne wykorzystanie czasu pracy
Planowanie własnych zadań w tle planu szefa

3. Analiza własnej efektywności pracy w kontekście zarządzania czasem:

Przyczyny niekonsekwencji w realizacji planu pracy.
Przyjmowanie poleceń i nowych zadań od zwierzchnika – dlaczego przejawiam opór?
Jak polaryzacja i motywacja negatywna wpływają na planowanie i realizację zadań.
Dlaczego wiele odkładam na później? O syndromie samo utrudniania.
Określenie indywidualnych „złodziei” czasu, sposoby wyeliminowania przeszkód w efektywnym wykorzystaniu czasu.

4. Zasady planowania

Układanie planu dziennego, tygodniowego i innych
Korzyści wynikające z planowania
Kontrola realizacji planu
Określanie ramy czasowej dla realizacji zadania
Planowanie rezerwy czasowej
Ograniczanie wykonywania zadań do priorytetów

5. Kontrola i postępowanie ze sprawami niezałatwionymi

Zastosowanie zasady Pareto w zarządzaniu czasem

6. Praca papierkowa

Metoda zrób – wyrzuć – przekaż

7. Zasady ustalania priorytetów

Korzyści wynikające ze znajomości własnych priorytetów
Analiza wartości nakładu czasu ABC
Ustalanie własnych priorytetów
Czas czerwony i czas zielony
Czas zarezerwowany i czas dostępny

8. Indywidualne preferencje organizowania pracy

Wpływ krzywej wydajności na efektywność pracy i codzienne planowanie

9. Twoi sprzymierzeńcy w zarządzaniu czasem pracy:

Delegowanie zadań na innych (co, kiedy, dlaczego, komu, jak).
Twoje techniki, sposoby i gry wobec technik, sposobów i gier innych.
Metoda odmawiania i mówienia NIE.
Techniki prowadzenia efektywnych i krótkich spotkań.

10. Plan a realizacja

Konsekwencja w realizacji priorytetów.
Co zrobić z zadaniami, których nie udało się zrealizować.

11. Wpływ stresu na realizację trudnych zadań

Techniki przeciwdziałania

12. Dokumentacja w sekretariacie

Kategorie archiwalne i zasady przechowywania dokumentów

13. Przekazywanie informacji

Sekretarka – autor informacji czy posłaniec
Zasady przekazywania informacji negatywnych i pozytywnych
Przekazywanie informacji ustne i pisemne

14. Korespondencja

Mailing, korespondencja mailowa, etykieta (savoir-vivre w posługiwaniu się pocztą elektroniczną)
Korespondencja handlowa i urzędowa
Pisma w sprawach urzędowych
Pisma w sprawie płatności, ponaglenia

15. Organizacja zebrań

Zebrania standardowe i twórcze
Koordynowanie czynności związanych z przygotowaniem zebrania
Sporządzanie dokumentacji, protokoły, rodzaje zebrań a metody protokołowania
Załączniki do protokołu, zasady rozsyłania protokołów
Obowiązki podczas przerwy w obradach

16. Wyjazdy służbowe

Organizacja podróży krajowych i zagranicznych
Wyjazd służbowy z szefem

17. Goście w firmie

Etykieta biurowa
Planowanie pobytu gości
Goście z odmiennych kultur
Rodzaje przyjęć biznesowych

18. Kontakt telefoniczny z klientem

Zasady prowadzenia rozmowy telefonicznej
Dokumenty związane z rozmową telefoniczną
- notatka z rozmowy
- zapis rozmowy telefonicznej
Etykieta na różnych etapach rozmowy telefonicznej
Wykorzystanie efektu aureoli
Telefoniczne załatwianie spraw trudnych
Rozmowy telefoniczne podczas bezpośredniej obsługi innego klienta
Rozmowa z dwóch aparatów jednocześnie

OBSŁUGA KLIENTA WEWNĘTRZNEGO I ZEWNĘTRZNEGO W SEKRETARIACIE

1. Asertywność w obsłudze klienta

Radzenie sobie z krytyką i agresją słowną klienta
Obrona swoich praw
Asertywne wyrażanie swoich opinii oraz próśb
Zasady asertywnej odmowy
Asertywność w sytuacji nierealnych żądań klienta

2. Sposoby radzenia sobie z trudnymi klientami i sytuacjami

Ustalenie trudnego klienta indywidualnie dla każdego uczestnika szkolenia
Radzenie sobie z wątpliwościami klienta
Rodzaje obiekcji klienta i sposoby reagowania na nie
Sposoby postępowania z klientem nastawionym negatywnie
Załatwianie trudnych spraw

3. Przekazywanie klientowi negatywnych wiadomości

Odmowa realizacji prośby klienta
Odwołanie, przełożenie spotkania
Odwołanie spotkanie pomimo przyjścia klienta
Inne sytuacje trudne zależne od specyfiki pracy

Forma szkolenia

Aktywny trening, ćwiczenia praktyczne, case study, eksperymenty, prezentacje, testy i kwestionariusze, zadania i zabawy o charakterze diagnostycznym.

Materiały szkoleniowe

Bardzo bogate, obfitujące w konkretne przykłady do zastosowania po szkoleniu w rzeczywistej pracy

Informacje organizacyjne

Czas trwania szkolenia:
2 dni szkoleniowe, 12 godzin zegarowych

Termin
do ustalenia, w godzinach od 9.00 do 15.00

Inwestycja
1600 zł netto od osoby

Miejsce szkolenia
Sala szkoleniowa w AKADEMII ROZWOJU, ul. J. Kilińskiego 24, Wrocław

Zapisz się na szkolenie