Sprzedaż jako projekt

MODERACJA PRACY W SPRZEDAŻOWYM ZESPOLE PROJEKTOWYM

Praca w strukturach zespołu projektowego nie należy do najłatwiejszych. Osoba lidera takiego zespołu styka się z realnymi problemami, które widoczną są w opóźnieniach realizacji projektu, w przedłużającym się procesie sprzedaży albo nawet w zakończeniu tego procesu niepowodzeniem.

Szczególną sytuacją jest, gdy współpracę z klientem albo bieżącą obsługę klienta traktujemy jako projekt. Członkowie zespołu są wtedy kierowani czy koordynowani przez handlowca, który nie jest ich zwierzchnikiem, a często nie ma w ogóle doświadczenia w byciu liderem. Dodatkowo, by handlowiec dobrze wykonywał swoją pracę musi umieć i lubić pracować samodzielnie, a praca w zespole wymaga współpracy. Członkowie zespołu mają swoje zadania, swoje priorytety i choć wszyscy niby rozumieją, że najważniejsza jest sprzedaż, bo dzięki temu wszyscy mają pracę, to w rzeczywistości większość pracowników widzi tylko swoje stanowisko pracy i swoje zadania, a nie współpracę handlową.

Jak to wszystko pogodzić w zespole projektowym? O tym jest właśnie nasze szkolenie.

Typowymi problemami w  pracy zespołu projektowego są:

Po stronie Lidera zespołu projektowego:

Podstawowy problem jest związany z brakiem współpracy i z mniejszym zaangażowaniem członków zespołu w dążenie do zamknięcia sprzedaży, do zamknięcia projektu.

Kolejny problem to dyscyplina  w terminowości  realizacji projektu, w optymalizacji czasu poświęconego na zamknięcie projektu. Lider zespołu umie wejść w rolę lidera, ponieważ formalnie nie jest zwierzchnikiem członków zespołu projektowego, jest „tylko” liderem w tym zadaniu. Podobnie traktują go członkowie zespołu projektowego, ponieważ nie jest ich formalnym zwierzchnikiem, dochodzi więc do konfliktu w obszarze priorytetów. Pracownicy traktują zadania wynikające z projektu jako mniej ważne, nie wykonują ich z należytą jakością, albo nieterminowo. Gdy mają ograniczony czas i zadania do wykonania z obrębu swoich obowiązków i z projektu, wymawiają się brakiem czasu. Lider nie potrafi odpowiednio zareagować, zgadza się na opóźnienia, nie dyscyplinuje, nie wymaga.

Innym problemem są spotkania zespołu projektowego i przygotowanie do nich. Lider często akceptuje nieobecności, spóźnienia, brak wykonania zadań. Zebranie zwykle odbywa się na dużym poziomie ogólności, na koniec nie jest ustalany harmonogram zadań do wykonania, nie jest jasno powiedziane, kto co ma zrobić i do kiedy. Lider nie stosuje metodologii zebrań w przypadku problemów.

Gdy wynikają problemy, członkowie zespołu koncentrują się na tym, jak uniknąć odpowiedzialności, jak ukryć problemy, a nie jak ich uniknąć w przyszłości.

Innym problemem jest dobór członków do zespołu projektowego. Zwykle dobierane są osoby lubiane, łatwe we współpracy (pozornie), koledzy, a nie potrzebni fachowcy. Zwykle też lider unika zaangażowania swojego lub innych zwierzchników.

Organizacja pracy lidera też pozostawia wiele do życzenia. Nieraz lider podejmuje się zadań lub terminów niemożliwych do realizacji, z góry wiedząc, że będzie opóźnienie, ponieważ nie umie negocjować, nie umie szczerze rozmawiać ze zwierzchnikiem.

Po stronie zespołu projektowego:

Członkowie nie umieją współpracować, szwankuje komunikacja. Nie rozumieją, że pracują na wspólny cel. Ich zadania stanowiskowe są ważniejsze niż projektowe. Nie rozumieją, że opóźnienie lub gorsza jakość pracy jednego z nich wpływa na pracę i zadania innych członków zespołu.

O to wszystko musi zadbać lider zespołu projektowego.

Zapraszamy na szkolenie, które jest wynikiem naszej wieloletnie współpracy z liderami i zespołami projektowymi z różnych branż: handlowej, produkcyjnej, usługowej.

DZIĘKI UDZIAŁOWI W SZKOLENIU HANDLOWCY, LIDERZY I CZŁONKOWIE ZESPOŁÓW PROJEKTOWYCH:

• Pogłębią swoją wiedzę dotyczącą realizacji projektów
• Dowiedzą się, jak ważne jest właściwe określenie każdego etapu projektu
• Dowiedzą się, jak istotne jest dobranie odpowiednich zasobów
• Dowiedzą się, jak powinien współpracować zespół projektowy i jak powinien dbać o komunikację i przepływ informacji
• Nauczą się korzystać z narzędzi wykorzystywanych do planowania
• Poznają pułapki czyhające na każdego Lidera Projektu
• Samemu czy w zespole? Dlaczego warto inwestować w ludzi?
• Poznają skuteczne metody kontroli i oceniania zarówno samego projektu jak i jego realizacji

PROGRAM SZKOLENIA:

1. Czym jest projekt? Określenie głównych założeń projektu. Dlaczego w ogóle decydujemy się na realizację takiego przedsięwzięcia?

Specyfika pracy nad projektem

Typowe problemy związane z pracą w zespole projektowym:

• Konflikt zadań i priorytetów
• Konflikt ról (lider – kolega, podwładni w projekcie – koledzy, zwierzchnik jako szeregowy członek zespołu projektowego)
• Problemy z przepływem informacji
• Problemy z terminowością

Jak ustrzec się typowych niedogodności i pracować wspólnie nad realizację projektu?

2. Cykl życia projektu. Dlaczego jedne projekty są realizowane i kończą się sukcesem, a przy innych panuje chaos i nie wiadomo, jakie działania podjąć?

Określenie kolejnych faz projektu przyczyniających się do jego sukcesu

• Wybór projektu
• Planowanie
• Realizacja
• Kontrola
• Ocena
• Zakończenie

3. Jakie pułapki możemy napotkać podczas ustalania kolejnych etapów projektu?

Niebezpieczeństwa i sytuacje, których zazwyczaj nie rozpatrujemy, a które mają kluczowe znaczenie podczas trwania procesu.

Sytuacje trudne – podstawowe i najczęściej spotykane przeszkody

Momenty krytyczne w realizacji projektu

4. Przepływ informacji w zespole projektowym

Określanie systemów przepływu informacji

Kto, gdzie, komu i co?, czyli jak stworzyć efektywny system przepływu informacji w zespole projektowym

5. Zasady wspólnej pracy w zespole projektowym

Jak określić satysfakcjonujące obie strony zasady wspólnej pracy przy jednoczesnym nastawieniu na realizację celów?

Za co każdy z członków zespołu ponosi indywidualną odpowiedzialność

Prawdziwa współpraca w zespole, a nie tylko deklaracja

6. Budowanie zespołu projektowego

Czym jest zespół projektowy?

Etapy formowania się zespołu projektowego

Możliwe struktury zespołów projektowych

Jak zbudować efektywny zespół projektowy? Jak dobierać jego członków?

Role w zespole projektowym, przydział ról w zależności od indywidualnych predyspozycji potencjalnych członków zespołu projektowego

7. Rola i znaczenie Lidera – Menedżera Projektu

Określenie koła kompetencji Menedżera wraz z ich klasyfikacją i znaczeniem dla powodzenia projektu

Zadania Menedżera Projektu

Budowanie autorytetu; analiza autorytetu w oparciu o charakter organizacyjny oraz charakter personalny

Wykorzystanie techniki autoprezentacji do podnoszenia własnej wartości oraz budowania autorytetu

Style zarządzania zespołem (autokratyczny, leseferystyczny, demokratyczny)

Menedżer – Kierownik czy Lider

Zagadnienia motywacyjne w zespole projektowym:

• celebracja sukcesów
• docenianie pomysłów
• właściwe informacje zwrotne
• konstruktywna krytyka
• dyscyplinowanie członków zespołu do przestrzegania wyznaczonych zasad

8. Wybór projektu, czyli określenie i zaspokojenie pewnej potrzeby

Skąd się bierze potrzeba zmiany?

Rozpatrzenie potrzeby z perspektywy organizacji, pracowników i klientów

Określanie diagramów Vienna oraz ich przełożenia na zadania, klientów i zespół

Kluczowe pytania, czyli 5 x dlaczego

9. Planowanie

Określenie ścieżki krytycznej oraz kamieni milowych

Jakich momentów nie możemy pominąć?

Kamienie milowe jako wyznacznik poprawnego planowania

Analiza zadań i priorytetów podczas określania ścieżki krytycznej

Zasoby niezbędne do odniesienia sukcesu

Wybranie i wykorzystanie niezbędnych narzędzi i ludzi

Sposoby konstruktywnego i motywującego określania celów

Zarządzanie ryzykiem i przewidywanie porażek

Wykres Gantta jako określenie środka kontroli przebiegu procesu

10. Spotkania zespołu projektowego

Cel i agenda spotkania

Informowanie członków zespołu, jak powinni się do spotkania przygotować

Metodologia związana z przebiegiem spotkania

Lider jako moderator, dyscyplina udziału w spotkaniu

Egzekwowanie terminowości i jakości wykonywanych zadań

Podsumowanie ustaleń i rozdział zadań wraz z określeniem terminu realizacji

11. Kontrola

Zebrania kontrolne – jak spowodować, by zebranie było ciekawe i efektywne? Jak angażować pracowników do aktywnego uczestnictwa w zebraniach?

Jakie jest znaczenie kontroli?

Dlaczego warto organizować zebrania?

Rozmowa dyscyplinująca jako element kontroli i analizowania potencjalnych lub możliwych błędów i pomyłek

Udzielanie informacji zwrotnych

Kontrola a realizacja, czyli dlaczego kontrola jest niezbędna

Głęboki oddech, czyli co zrobić, kiedy projekt nie do końca spełnia założenia

12. Nieefektywny zespół

Dlaczego ludzie są jedną z najczęstszych przyczyn niepowodzenia projektów?

13. Weryfikacja projektu

Rozmowa oceniająca, koła jakości, analizy powodzeń i niepowodzeń