Menadżer – liderem zespołu projektowego

JAK MODEROWAĆ PRACĘ W ZESPOLE PROJEKTOWYM? JAK ZARZĄDZAĆ ZESPOŁEM PRACOWNIKÓW PODCZAS REALIZACJI PROJEKTU, KTÓRZY W CODZIENNEJ PRACY NIE PODLEGAJĄ SŁUŻBOWO?

Praca w zespole projektowym to prawdziwe wyzwanie dla lidera tego zespołu. Pracownicy zaproszeni do projektu na początku deklarują chęć współpracy, jednak często ta współpraca „rozjeżdża się”. Projektu mają opóźnienia, a lider nie radzi sobie z niesubordynacją członków zespołu. Dlaczego tak się dzieje i jak temu przeciwdziałać? Jak zbudować zespół projektowy, który rzeczywiście efektywnie funkcjonuje?

Dzięki udziałowi w szkoleniu:

• Pogłębicie Państwo swoją wiedzę dotyczącą realizacji projektów
• Dowiecie się, jak ważne jest właściwe określenie każdego etapu projektu
• Dowiecie się, jak istotne jest dobranie odpowiednich zasobów
• Dowiecie się, jak powinien współpracować zespół projektowy i jak powinien dbać o komunikację i przepływ informacji
• Nauczycie się Państwo korzystać z narzędzi wykorzystywanych do planowania
• Poznacie pułapki czyhające na każdego Menedżera Projektu
• Samemu czy w zespole? Dlaczego warto inwestować w ludzi?
• Poznacie Państwo skuteczne metody kontroli i oceniania zarówno samego projektu jak i jego realizacji

PROGRAM SZKOLENIA:

1. Czym jest projekt? Określenie głównych założeń projektu. Dlaczego w ogóle decydujemy się na realizację takiego przedsięwzięcia?

Specyfika pracy nad projektem

Typowe problemy związane z pracą w zespole projektowym:

• Konflikt zadań i priorytetów
• Konflikt ról (lider – kolega, podwładni w projekcie – koledzy, zwierzchnik jako szeregowy członek zespołu projektowego)
• Problemy z przepływem informacji
• Problemy z terminowością

Jak ustrzec się typowych niedogodności i pracować wspólnie nad realizację projektu?

2. Cykl życia projektu. Dlaczego jedne projekty są realizowane i kończą się sukcesem, a przy innych panuje chaos i nie wiadomo, jakie działania podjąć?

Określenie kolejnych faz projektu przyczyniających się do jego sukcesu

• Wybór projektu
• Planowanie
• Realizacja
• Kontrola
• Ocena
• Zakończenie

3. Jakie pułapki możemy napotkać podczas ustalania kolejnych etapów projektu?

Niebezpieczeństwa i sytuacje, których zazwyczaj nie rozpatrujemy, a które mają kluczowe znaczenie podczas trwania procesu.

Sytuacje trudne – podstawowe i najczęściej spotykane przeszkody

Momenty krytyczne w realizacji projektu

4. Przepływ informacji w zespole projektowym

Określanie systemów przepływu informacji

Kto, gdzie, komu i co?, czyli jak stworzyć efektywny system przepływu informacji w zespole projektowym

5. Zasady wspólnej pracy w zespole projektowym

Jak określić satysfakcjonujące obie strony zasady wspólnej pracy przy jednoczesnym nastawieniu na realizację celów?

Za co każdy z członków zespołu ponosi indywidualną odpowiedzialność

Prawdziwa współpraca w zespole, a nie tylko deklaracja

6. Budowanie zespołu projektowego

Czym jest zespół projektowy?

Etapy formowania się zespołu projektowego

Możliwe struktury zespołów projektowych

Jak zbudować efektywny zespół projektowy? Jak dobierać jego członków?

Role w zespole projektowym, przydział ról w zależności od indywidualnych predyspozycji potencjalnych członków zespołu projektowego

7. Rola i znaczenie Lidera – Menedżera Projektu

Określenie koła kompetencji Menedżera wraz z ich klasyfikacją i znaczeniem dla powodzenia projektu

Zadania Menedżera Projektu

Budowanie autorytetu; analiza autorytetu w oparciu o charakter organizacyjny oraz charakter personalny

Wykorzystanie techniki autoprezentacji do podnoszenia własnej wartości oraz budowania autorytetu

Style zarządzania zespołem (autokratyczny, leseferystyczny, demokratyczny)

Menedżer – Kierownik czy Lider

Zagadnienia motywacyjne w zespole projektowym –

• celebracja sukcesów
• docenianie pomysłów
• właściwe informacje zwrotne
• konstruktywna krytyka
• dyscyplinowanie członków zespołu do przestrzegania wyznaczonych zasad

8. Wybór projektu, czyli określenie i zaspokojenie pewnej potrzeby

Skąd się bierze potrzeba zmiany?

Rozpatrzenie potrzeby z perspektywy organizacji, pracowników i klientów

Określanie diagramów Vienna oraz ich przełożenia na zadania, klientów i zespół

Kluczowe pytania, czyli 5 x dlaczego

9. Planowanie

Określenie ścieżki krytycznej oraz kamieni milowych

Jakich momentów nie możemy pominąć?

Kamienie milowe jako wyznacznik poprawnego planowania

Analiza zadań i priorytetów podczas określania ścieżki krytycznej

Zasoby niezbędne do odniesienia sukcesu

Wybranie i wykorzystanie niezbędnych narzędzi i ludzi

Sposoby konstruktywnego i motywującego określania celów

Zarządzanie ryzykiem i przewidywanie porażek

Wykres Gantta jako określenie środka kontroli przebiegu procesu

10. Spotkania zespołu projektowego

Cel i agenda spotkania

Informowanie członków zespołu, jak powinni się do spotkania przygotować

Metodologia związana z przebiegiem spotkania

Lider jako moderator, dyscyplina udziału w spotkaniu

Egzekwowanie terminowości i jakości wykonywanych zadań

Podsumowanie ustaleń i rozdział zadań wraz z określeniem terminu realizacji

11. Kontrola

Zebrania kontrolne – jak spowodować, by zebranie było ciekawe i efektywne? Jak angażować pracowników do aktywnego uczestnictwa w zebraniach?

Jakie jest znaczenie kontroli?

Dlaczego warto organizować zebrania?

Rozmowa dyscyplinująca jako element kontroli i analizowania potencjalnych lub możliwych błędów i pomyłek

Udzielanie informacji zwrotnych

Kontrola a realizacja, czyli dlaczego kontrola jest niezbędna

Głęboki oddech, czyli co zrobić, kiedy projekt nie do końca spełnia założenia

12. Nieefektywny zespół

Dlaczego ludzie są jedną z najczęstszych przyczyn niepowodzenia projektów?

13. Weryfikacja projektu

Rozmowa oceniająca, koła jakości, analizy powodzeń i niepowodzeń